1. Propostas para Atingir a Escalabilidade

A escalabilidade em uma base de operações de portaria remota significa crescer no número de condomínios atendidos sem comprometer a qualidade do serviço ou aumentar proporcionalmente os custos da operação. Aqui estão as principais propostas para alcançar esse objetivo:

• Redução de Atendimentos Manuais: O grande vilão da escalabilidade é o volume de chamadas que exigem intervenção humana. Por exemplo, entregas de iFood ou Mercado Livre geram picos de demanda que sobrecarregam os operadores. A proposta é automatizar ao menos 60-70% dessas interações, com soluções e sistemas inteligentes.
• Otimização de Processos Operacionais: Simplificar o fluxo de trabalho dos operadores é essencial. Isso inclui reduzir o número de cliques para um determinado atendimento, agilizar a identificação de eventos, priorizar atendimentos e otimizar o seu fechamento com o uso de IA integrado ao seu Software de Gestão de Acesso.
• Capacitação para Alta Demanda: Uma base escalável precisa de operadores bem treinados e tecnologia que os apoie em horários de pico (ex.: 18h-21h, quando deliveries explodem). A proposta é permitir uma gestão eficiente com Dashboards (BI) que permitem identificar eficiência da operação e estruturar turnos com operação mais eficiente para evitar gargalos.
• Expansão Sustentável: Aumentar o número de condomínios atendidos por operador, sem elevar o quadro de pessoal. Isso exige uma combinação de automação, informação dos tipos de atendimento, integração de dados e gestão eficiente.
• Foco na Experiência do Morador: Escalabilidade não é só eficiência interna; é também garantir que o morador receba suas encomendas rapidamente e que visitantes sejam liberados sem atrasos. A proposta é equilibrar automação com autonomia do cliente final.

2. Ferramentas ONE que permitem tornar a Escalabilidade uma Realidade

A tecnologia é o coração da escalabilidade. Aqui estão as ferramentas indispensáveis para implantar e sustentar esse crescimento no mercado brasileiro de portaria remota:

• Software de Gestão Integrado (ex.: ONE PLUS): Um sistema robusto como o ONE PLUS, com inteligência artificial embarcada, é essencial. Ele deve oferecer Tagueamento de eventos (ex.: “delivery”, “visitante”), Relatórios em Tempo Real, Integração com Câmeras, Interfones, Ramal Mobile e controles de acesso. O Chat Gpt integrado redige um log de atendimento rapidamente, reunindo todas as informações, reduzindo o tempo de fechamento de eventos, aumentando a produtividade do operador. E não para por aí: a inteligência artificial integrada ao ONE PLUS também padroniza informações, ajudando a na clareza e qualidade da comunicação.
• Interfones Delivery: Equipamentos específicos para entregadores, permitem que o motoboy acione diretamente o morador pelo APP SIMPLES e transbordar para o ramal do apartamento caso não seja atendido, eliminando a necessidade de passar pela base em 70% dos casos. Isso reduz os atendimentos pela base, reduzindo seu custo e aumentando a lucratividade.
• Aplicativos para Moradores: O SIMPLES ACESSO é o app dedicado aos moradores que, além de trazer maior autonomia para liberação de visitantes, gerencia as entregas no condomínio. Nesse recurso o morador pode, além de ser informado das entregas que foram recebidas, fazer o cadastro das encomendas que tem previsão de chegada e informar o código verificador, evitando assim o retorno da mercadoria. Conta também com a facilidade de o morador responsável poder realizar o cadastro dos demais moradores da sua unidade habitacional e dispositivos para os mesmos, inclusive com regras de horários e permissões. Essas facilidades reduzem o trabalho da base de operação trazendo maior agilidade e reduzindo o número de chamadas, mas sempre mantendo a segurança como prioridade.
• Business Intelligence (BI): Ferramentas de BI analisam o volume de chamadas por condomínio, identificam picos de demanda e calculam o custo por atendimento (ex.: R$ 0,95/chamada). Isso ajuda a priorizar automações e ajustar a operação. Além das chamadas, o BI gera gráficos dos atendimentos de operadores, perfis de eventos por condomínio e status em tempo real e online do estado de cada equipamento instalado. Um diferencial aproveitado pela gestão e por toda a equipe técnica dos afiliados ONE.
• Controle de Acesso Avançado: Biometria, Tags e reconhecimento facial e QR Codes para moradores reduzem a dependência da base, enquanto convites faciais otimizam a entrada de visitantes.
• Infraestrutura que opera independentemente: Uma solução inteligente que continua funcionando, mesmo com falhas na conexão de Internet. Quando a conexão voltar, todos os eventos são atualizados nos servidores do Afiliado. Faltou energia? Com nobreaks e geradores garantem que a base opere 24/7, mesmo em quedas de energia ou falhas de conexão – um must no Brasil. Menos reclamações e ligações para a base.
• Armários Inteligentes: Para entregas, armários homologados permitem que o entregador deixe o pacote no armário, sem necessidade de utilizar tempo do atendente para cadastro da entrega, e o morador retire com uma senha que receberá via App.

3. Estratégia e Passo a Passo para Implantar a Escalabilidade

Agora, vamos ao plano prático. Aqui está o passo a passo para transformar sua base de operações em uma máquina escalável:

Passo 1: Diagnóstico da Operação Atual 

• Instrua os operadores para usar a Funcionalidade de Tagueamento disponível no ONE PLUS. Essa funcionalidade pode ser configurada como obrigatória. 
• Use as informações e saiba quantos por cento sua operação atende de: entregas de iFood, entregas de encomendas, chamadas de moradores etc.
• Identifique as oportunidades: está com 50% de chamadas na base por entrega de iFood? Levante dados: quantos condomínios a base atende? Quantas chamadas por dia (média e pico)? Quais condomínios mais consome atendimento, ou seja, recurso da sua base? Quanto custa cada atendimento? Quanto seria reduzir pela metade os atendimentos para a base? Use o BI para mapear gargalos (ex.: 50% das chamadas são de delivery?).
• Exemplo: Uma afiliado com uma base atendendo 56 condomínios e 44 mil chamadas/mês descobre que 70% poderiam ser automatizadas. Isso representaria uma redução de custo anual de R$ 476k, e, em 3 anos (tempo médio dos contratos): R$ 1,4 milhões. Quanto isso representa em investimento comercial, novas vendas para conquistar novos clientes?

Passo 2: Investimento em Tecnologia 

• Para reduzir as chamadas na base por entregas de iFood: Instale Interfones Delivery em todos os condomínios prioritários (os com mais chamadas).
• Instrua os operadores a utilizar a funcionalidade de IA da ONE para fechar os atendimentos e reduzir o tempo dedicado a fechar o atendimento.
• Faça um trabalho nos condomínios para que os moradores usem o aplicativo, com tutoriais simples (vídeos de 2 minutos). Quanto mais autonomia do morador, menor interação com a base de operações.
• Avalie armários inteligentes para condomínios com alta demanda de encomendas.

Passo 3: Treinamento e Padronização 

• Crie protocolos claros: delivery vai para interfone ou armário; visitante usa convite facial; morador resolve no app.
• Além disso, treinar a equipe para realizar o Tagueamento e utilizar a IA (ChatGpt) do ONE PLUS para padronizar as informações no Log de atendimento ao evento.
• Estabeleça metas: reduzir chamadas à base em 50% em 6 meses.

Passo 4: Comunicação com Síndicos e Moradores 

• Implante o Interfone Delivery, aborde os moradores, além de enviar comunicados explicando as mudanças: “Comida quente e bebida gelada na sua mão, sem espera!”

Passo 5: Teste e Ajuste 

• Monitore por 30 dias: o volume de chamadas caiu? O custo por atendimento diminuiu (ex.: de R$ 1,29 para R$ 0,60)?
• Ajuste a operação: mais operadores onde necessário, reforço em horários de pico.

Passo 6: Expansão Controlada 

Com a base otimizada, adicione novos condomínios (ex.: de 56 para 80) sem contratar mais operadores.

• Use os dados do BI para entender onde há oportunidades de otimizar os custos do negócio.

Resultados Esperados

No Brasil, onde o mercado de portaria remota cresceu 86% em 3 anos (segundo o SíndicoNet, 2021), a escalabilidade é o diferencial competitivo. Uma base pode dobrar o número de condomínios que atende por operador. Reduzir custos operacionais da base, de 70% para 40% do faturamento, significa mais lucro, mais clientes e uma operação sustentável. Com essas mudanças, é possível trocar custos operacionais por investimentos em crescimento, como reforçar a equipe comercial para atrair mais clientes. Isso é capitalizar a operação de forma inteligente!
 Isso é escalabilidade na prática – menos esforço, mais resultado.

Conclusão

A escalabilidade em bases de operações de portaria remota é uma estratégia que envolve tecnologia, processos e engajamento. Com as propostas certas, ferramentas modernas e uma estratégia bem executada, sua empresa pode atender mais condomínios, reduzir custos e se destacar no mercado brasileiro. E o melhor: esse modelo não só reduz custos e aumenta a lucratividade dos afiliados, mas também melhora a retenção! É a escalabilidade trabalhando a seu favor – um crescimento que beneficia todos!

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